راهنمای تهیه RFP

با سلام و خوش نماز و خوش روزه (ماه رمضان سال ۱۳۹۹) خب اول از همه RFP چیست‌؟ درخواست برای پروپزال (Request for Proposal)، برای ارتباط اولیه بین مشتری و توسعه دهنده (Developer) و جلب اعتماد مشتری، مشتری ابتدا از توسعه دهنده پروپزال می خواهد. من اینجا مشتری هستم که میخواهم یک فاز از پروژه ام را به شرکت x که فعال در زمینه فناوری اطلاعات هست، برونسپاری کنم، پس از شرکت x با استفاده از RFP، درخواست پروپزال می کنم.

به این نکته توجه داشته باشید که RFP آغاز شروع مکالمه است.

RFP چیست ؟

هدف یک RFP این هست که شبکه گسترده ای برای پیدا کردن تیم مناسب برای انجام یک پروژه بدست آورد. از RFP به عنوان راهی برای دریافت پیشنهادات متعدد، بدون نیاز به اتلاف وقت برای توضیح چندین باره پروژه، استفاده می شود.

خب با این اوصاف یک RFP با تعداد صفخات ۱۵۰ خوبه یا یک RFP تک صفحه ای؟؟ چقدر اطلاعات باید داخل RFP مطرح بشه ؟؟ غیر از مشخص کردن این که مخاطبین چه کسانی هستند؟ مخاطبین چقدر بزرگ هستند؟ چه مسئله ای باید حل شود؟مواردی که فکر می کنیم برای بدست آوردن نیازهایشان مفید است، چه می باشد؟ چیز دیگه ای هم هست که داخل RFp بیاریم !؟؟؟ نیاز به جزییات زیاد در حد ۱۵۰ صفحه هست!؟

در وهله اول با در نظر گرفتن دلیل نوشتن RFP شروع کنید. میخواهید پروژه مورد نظر چه کار انجام دهد؟ سپس نوبت رسید که با صدای بلند صحبت کنید. با این ادامه دهید که چرا شرکت شما قصد انجام چنین پروژه ای دارد. اهداف پروژه شما باید مهمتر از انجام آن باشد.

همانطور که خودتان صحبت می کنید بنویسید. مکالمه سبک و راحت. هر بخش را در چند خط ممکن بیان کنید، به پروژه خودتان چارچوب دهید.

نکته مهم : شما لازم نیست متخصص نوشتن RFP باشید تا بخواهید یک RFP آماده کنید و این رو بدونید که RFP هر کسی متفاوت از دیگر RFPها می باشد، پس خودتون رو تحت فشار نگذارید.

یک RFP می تونه به سادگی یدونه چک لیست باشه یا برگه ای که اطلاعات پایه در مورد ایده شما را نشان می دهد. پس یه برگه بردارید (یا یه فایل متنی تو رایانه خودتون باز کنید) و به سوالات زیر جواب دهید:

چه کسی
چه چیزی
چه زمانی
کجا
چگونه
پول / بودجه
نیازمندی های بیزینس
ضرب الاجل ها

موارد زیر را در نظٰر بگیرید:

هدف اصلی پروژه
بازار مورد هدف چیست (ممکن در حد حدس باشد)
تخمینی از اندازه کلی فرصت مورد نظر
هر کدوم از اعضای تیم مورد نظرتان و نقش آنها در تیم
چگونگی معیار موفقیت پروژه
چند تا سوال ضروری برای راهنمایی شروع پروژه
هر مرجعی که فکر می کنید مفید باشد

این موارد را در نظر نگیرید:

درخواست صلاحیت تیم (request for qualifications (RFQ)) ، اگر فکر نمی کنید تیم مورد نظر صلاحیت انجام پروژه را داشته باشند، لزومی نداره برای آنها RFP ارسال کنید.
خیلی جزیی ننویسید، تا حد ممکن RFP را مختصر نگه داشته که منجر به درک بهتر شده و زمان پاسخ را کاهش می دهد.
تعیین وظایف – هنگامی که تیم مناسبی را انتخاب کرده باشید، چنین چیزی نیاز به مطرح شدن ندارد.
تاریخ لانچ شدن – هدف شما جدول زمانی را تعیین می کند، بودجه مورد نظر شما، میزان کار برای رسیدن به هدف را مشخص می کند.

به نمونه RFP زیر توجه کنید:

ما نیاز به وب سایت وردپرسی داریم که واکنشگرا بوده و کاربری ساده در موبایل داشته باشد. دارای ۶ صفحه است:

خانه
درباره ما
خدمات ما
بلاگ
خبرنامه
تماس با ما

بیشتر از ۵ پلاگین نمیخواهیم و سایت باید در کمتر از ۵ ثانیه باز شود قالب کلی شبیه سایت http://arisanet.ir باشد.

نمای کلی RFP :

خب اول از همه باز تاکید می کنم که RFP برای پیدا کردن یک همکار خوب و درست می باشد. همین پیدا کردن همکار درست، هم هنر می باشد و هم علم.

اول به علم آن می پردازیم، با توجه به اینکه بیشتر RFP های مرتبط با طراحی وب، توسعه نرم افزار و بازاریابی رو دیدم و باهاشون سر کار داشتیم، برای همین در مثال پیش رو روی همین ویژگی ها تمرکز شده است (گرچه قوانین پیش رو را می توانید در هر RFP استفاده کنید).

در ادامه بخش هایی که RFP باید داشته باشد را ملاحظه می کنید، البته لیست ذیل به این معنی نیست که همه ی آنها را در RFP داشته باشید.

۱ – نمای کلی شرکت و تجارت

۱-۱ رقیبان

۱-۲ بخش مشتریان

۱-۳ بینش مشتریان

۲ – محدوده پروژه

۲-۱ وضیعت فعلی

۲-۲ وضعیت آینده

۲-۳ ظاهر و حس

۲-۴ اهداف

۳- تیم و معیار ها

۳-۱ تیم ما

۳-۲ تبلیغات دیجیتال

۳-۳ معیارهای فعلی

۴- الزمات جدید پروژه

۴-۱ محصولات / خدمات

۴-۲ نحوه هدایت در وب سایت

۴-۳ سیستم مدیریت محتوا (CMS)

۴-۳-۱ الزامات

۴-۳-۲ محتوا

۴-۴ طراحی UI/UX

۴-۵ سئو (SEO)

۴-۶ دسترس پذیری

۴-۷ پایگاه داده

۴-۸ منابع

۴-۹ ادغام های ثالث

۴-۱۰ کارکردها

۴-۱۱ امنیت

۴-۱۲ هاستینگ

۵- زمان بندی

۵-۱ تاریخ ها

۶- انتخاب بحران ها

۶-۱ فرآیند و زمان پروپزال

۶-۲ تیم ما

چگونه بفهمم که برای چه کسی RFP بفرستم؟

الان دیگه RFPرا کامل کرده ایم و نوبت به ارسال آن رسیده است. به چه کسی ارسال کنم؟

خطای اول: گوگل کردن برای پیدا کردن طرف قرارداد های RFP

خطای دوم : ادامه با شرکت های بزرگ

خطای سوم: ارسال RFP به شرکت های زیاد

برای چه کسی RFP را ارسال کنیم؟

سه اشتباه فوق را در نظر داشته باشید که توصیه می کنیم قبل از موعد تحویل تحقیق کنید و RFP خود را به شرکای دیجیتالی دهید که احتمالا بهترین پاسخ را برای شما داشته باشند.

با رعایت و انتخاب صحیح با استفاده از معیارهای زیر شرکت خود را بین ۵۰ تا ۷۰ درصد از اتلاف وقتی که بعدا در ارزیابی از دست خواهد داد، نجات دهید.

هر شریک بالقوه ای که به آن دسترسی پیدا می کنید باید دو مورد زیر را باشد:

۱- کاملا شایسته باشد:

چه کسانی هیات مدیره و مدیران شرکت شما را توصیه می کنند؟ می تونند شما را به شرکت دیگه ای که با آن کار می کنند، پیشنهاد دهند؟

اثبات اجتماعی – این بخش شامل جوایز، نمونه کارهای قبلی، پروتفولیوی فعلی، تو.صیفات مشتریان شان و مشتریای قیبلی شان می باشد.

طرز فکر رهبران – آیا این شرکت مورد نظر رهبر دارد؟ آیا اعضای زیادی دارند که در رشته ی خودشان تاثیرگذار باشند. معمولا این شاخصی عالی برای تعیین حد حمایت شرکت مورد نظر بهنگام حواشی می باشد.

ارزش ها – آیا شرکت مورد نظر لیستی از ارزش هایشان دارد که منتشرشان کرده باشد؟ آیا به نظر می آید که به ارزش هایشان وفادار باشند و به نظر بیاد با ارزش هایشان زندگی می کنند؟

روابط – آیا مشتریان قبلی شان پس از اتمام پروژه هنوز آنها را پیشنهاد می کنند؟ آیا در طول سالیان متمادی به همکاری با همان مشتری ها ادامه داده اند؟

فرآیند – شما در طول ۶ ماه آینده هر روز با شریک خودتان به صورت حضوری، تلفنی، ایمیل و کنفرانس صحبت خواهید کرد. آیا ارتباطات خوبی دارند؟ آیا برای آموزش دیگران ارزش قائل هستند؟ آیا از برقراری ارتباط با ‌آنها لذت می برید؟ یا در طول فرایند ارتباطی چیزی از آنها یاد می گیرید؟

مهارت – پروژه مورد نظر شما مهارت های بالایی را میخواهد، به نظر می رسد این قسمت مهمترین بخش از فرآیند واگذاری RFP باشد. کار با یک نابغه دیوانه با مهارت های تکنیکی بالا، اغلب منجر به جنون می شود.

۲ – قابل قبول باشد

اگر از هر کدام از اعضای تیم تان بپرسید، با توجه به اطلاغات فعلی که در اختیار دارد، به نظرش شرکت مورد نظر برای پیروزی در RFP قابل قبول هست یا نه، آیا هیچ کدام از افراد جواب منفی با نا مطیئن می دهند؟ اگر چنین شد، این رو به عنوان یک نشانه قرمز در نظر بگیرید. ار همان ابتدا، هر شرکتی که RFP می گیرد، باید قابل قبول باشد.

زمان بندی فرآیند RFP :

یک فرآیندی را برای انتخاب طرف قرارداد در نظر بگیرید. کل این فرآیند باید طی حداکثر ۳۰ روز انجام شود:

ارسال پیامی به ۷ طرف قرارداد (شرکت یا فردی که به نظرتان برای انجام پروژه مناسب است) و از آنها بخواهید که آیا مایل به دریافت RFPهستند.
RFP را به آنهایی که قبول دریافت کردند، با توجه به تاریخ تاییدشان ارسال کنید.
در سندی به تمامی سوال ها پاسخ داده و برای طرفین بفرستید.
پروپزال ها را بگیرید.
با تماس تلفنی حداقل ۶۰ دقیقه ای با هر کدام از طرفین داشته باشید.
طرفین را به ۳ نفر کاهش دهید.
باز با طرفین تماس تلفنی داشته باشید.
دو طرف را برای جلسه حضوری و ارائه انتخاب کنید.

نکاتی برای تهیه RFP بهتر:

اگر از قبل می دانید که با چه گروهی قصد دارید کار کنید، به انها نزدیک شوید (فقط به آنها). اگر این مسئله مبتنی بر روابط فعلی یا گذشته باشد، شما میدانید که چه انتظاراتی دارید. اگر نگرانی سوءاستفاده مالی و غیره آنها هستید، احتمالا گزینه مناسبی برای شما نیستند. اگر قبلا روابط مطلوبی با آنها داشتید، با آنها وارد مذاکره شوید، آنها را بیشتر بشناسید و حسشون کنید. به سرعت خواهید فهمید که آنها چه از لحاظ مالی و چه از لحاظی ارتباطی مناسب شما هستند یا خیر.
RFP باید مسئله محور باشد، نه راه حل محور. برای مثال در بازخوردی که به طراح گرافیکمان داریم، ما باید مشکل مان با طراحی را به آنها گوشزد کنیم، نه راه حل را. با پرسیدن پرسش («فکر می کنی اینجا چه کنیم بهتر میشه؟») نه اینکه به راحتی بهش پیام بدیم و بگیم از این عکس برای پس زمینه سایت استفاده کن
پروژه خود را کامل بررسی کنید. برای دستیابی به چه چیزی تلاش می کنید و دیگر ذینفعان سازمان دنبال دستیابی چه چیزی هستند؟ فاکتورهای بیرونی که این پروژه روی آنها تاثیر خواهد گذاشت را در نظر بگیرید.در نظر بگیرید که نتایج این پروژه چگونه ممکن است به تغذیه و ورودی احتیاج داشته باشند. اگر پروژه شما وبساست هست، ایا بودجه لازم برای بازاریابی آن را دارید؟ یا بودجه شما توسط خود سایت بلعیده خواهد شد؟
لیستی از الزامات پروژه آماده کنید. نیازی به لیست کردن هجویات نیست. آیا این پروژه چیزی را جایگزین می کند؟ (توسعه مجدد وب سایت، ساخت برند جدید) اگر چنین است، در همین موقعیت فعلی شما باید اجرا شود یا خیر؟
بودجه شما برای پروژه چقدر است؟ مشخص کردن بودجه برای داوطلبان بالقوه این امکان را به آنها می دهد تا رویکرد خود را در اندازه مناسب قرار دهند. اگر بودجه ۱۰.۰۰۰ دلاری دارید، لازم نیست رویکرد های ۱۰۰.۰۰۰ دلاری را مطرح کنند و روی آن فکر کنند و وقت تلف کنند وبرعکس.
مشخصات و الزامات یه همکار خوب برای شما چیست؟ آیا الزامات جغرافیایی دارید؟ (حتما همکارتن مستقر در تهران و محلی باشد؟ نیاز به مکالمه رودررو دارید؟) آیا زیرساخت مشخصی را نیاز دارید؟ نوع شخص یا شرکت خاصی مورد نظر شما است؟ با این مشخصات ۴ گزینه را انتخاب کرده و در خواست پروپزال را به آنها دهید.

در ادامه فلوچارت تهیه RFP را مشاهده می کنید:

در ادامه یه اینفوگرافی دیگه در مورد RFP رو می بینید:

من سعی کردم در این مطلب در مورد RFP توضیحات اولیه رو داده باشم، ولی چون قصد اصلیم ار نوشتن این مطلب، آماده کردن مطلب «ٰراهنمای تهیه RFP برای برون سپاری توسعه نرم افزار» بود، شاید خیلی کامل نبوده باشه، به همین دلیل در ادامه چند تا مرجع رو معرفی می کنم که برای همین پست نیز از همین مراجع استفاده کرده بودم: